Duración del mandato: ¿determinada o indeterminada?
La duración del mandato de representación fiscal no está fijada por la ley: se negocia libremente entre el mandante y el representante. En la práctica, la gran mayoría de los mandatos se celebran por tiempo indefinido, con una cláusula de rescisión sujeta a un preaviso contractual (generalmente de uno a tres meses).
Algunos profesionales ofrecen también mandatos por tiempo determinado, adaptados a operaciones puntuales: una venta inmobiliaria única, una importación excepcional o una misión temporal vinculada a un proyecto específico en Francia. Al vencer el plazo, el mandato concluye automáticamente salvo prórroga expresa.
Los distintos casos de fin de misión
Un mandato de representación fiscal puede finalizar en varias circunstancias:
- Rescisión a iniciativa del mandante: la empresa extranjera desea cambiar de representante o poner fin a sus operaciones en Francia. Debe respetar el preaviso contractual y asegurarse de que todas las declaraciones pendientes se presenten antes de la fecha efectiva de fin.
- Rescisión a iniciativa del representante: el representante puede rescindir el mandato si el mandante no paga sus honorarios, facilita información inexacta o si la relación de confianza se rompe. Permanece vinculado a sus obligaciones hasta el final del preaviso.
- Cese de actividad en Francia: la empresa cesa toda operación imponible en Francia. Debe proceder al cierre de su expediente de IVA y a la baja de su número de IVA francés.
- Fallecimiento o disolución: si el representante es una persona física que fallece, o si la sociedad representante se disuelve, el mandato concluye y debe designarse urgentemente un nuevo representante.
- Retirada de la acreditación: si la DGFiP retira la acreditación del representante (insuficiencia financiera, incumplimientos reiterados), el mandato pierde su validez legal y el mandante debe designar uno nuevo sin demora.
¿Cómo cambiar de representante fiscal?
El cambio de representante fiscal requiere una transición organizada para evitar cualquier vacío de representación. El procedimiento recomendado es el siguiente:
- Identificar al nuevo representante y firmar el mandato con él antes de notificar la rescisión al anterior.
- Notificar la rescisión al anterior representante respetando el preaviso contractual (preferiblemente por carta certificada con acuse de recibo).
- Informar a la DGFiP del cambio mediante carta dirigida al SIE competente, adjuntando copia del nuevo mandato y carta de rescisión del anterior.
- Transferir los expedientes: el anterior representante está obligado a entregar al nuevo representante o directamente al mandante toda la documentación, declaraciones, correspondencia y justificantes contables de IVA.
- Verificar la continuidad de las declaraciones: asegurarse de que ningún período declarativo quede sin presentar.
Obligaciones de cierre
Cuando el mandato concluye por cese de actividad en Francia (y no por simple cambio de representante), se imponen obligaciones específicas de cierre:
- Presentación de la declaración de IVA de cierre que cubre el período hasta la fecha de cese
- Solicitud de devolución del crédito de IVA residual si procede
- Baja del número de IVA francés ante la DGFiP
- Conservación de los archivos de IVA durante 6 años a partir de la fecha de cierre
- Devolución o restitución de la garantía bancaria al mandante tras la liquidación de todas las deudas
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