La obligación de designación
Toda empresa no establecida en Francia que realice operaciones sujetas a IVA en territorio francés tiene la obligación de designar un representante fiscal cuando esté establecida fuera de la Unión Europea y fuera de los países vinculados a Francia por un convenio de asistencia mutua en materia de recaudación. Esta obligación viene fijada por el artículo 289 A del Código General de Impuestos.
La designación debe realizarse antes de la primera operación imponible en Francia. Cualquier operación efectuada sin representante designado expone a la empresa a las sanciones previstas por la ley, incluso con carácter retroactivo. En la práctica, la designación es simultánea a la solicitud de alta en el número de IVA francés.
El contenido del mandato de representación
El mandato es un documento privado firmado entre el mandante (la empresa no residente) y el mandatario (el representante fiscal acreditado). Debe contener los siguientes elementos esenciales:
- Identidad completa de las partes: razón social, domicilio del domicilio social, números de identificación fiscal de ambas entidades.
- Alcance de la misión: operaciones cubiertas (IVA sobre entregas de bienes, prestaciones de servicios, importaciones…), y eventualmente plusvalías inmobiliarias si procede.
- Compromiso de responsabilidad solidaria del representante: cláusula obligatoria que especifica que responde solidariamente por las deudas fiscales de su mandante.
- Duración del mandato: por tiempo determinado o indeterminado con preaviso.
- Condiciones de remuneración: honorarios, periodicidad de facturación.
- Condiciones de rescisión: plazo de preaviso, causas de rescisión anticipada.
- Garantía financiera: modalidades del depósito de garantía o del aval bancario exigido por el representante.
Procedimiento de declaración ante la DGFiP
Una vez firmado el mandato, la designación debe formalizarse ante la administración fiscal. El procedimiento se desarrolla generalmente del siguiente modo:
- Paso 1 — Preparación del expediente de alta: el representante fiscal prepara el expediente en nombre de su mandante y lo presenta ante la DRESG (Servicio de Impuestos de Empresas de la Recaudación de No Residentes). Este expediente incluye en particular los estatutos traducidos, el mandato firmado y la carta de acreditación del representante.
- Paso 2 — Asignación del número de IVA: al recibir el expediente completo, la DGFiP asigna un número de IVA intracomunitario francés (formato FR + clave + SIREN ficticio para no residentes).
- Paso 3 — Primeras declaraciones: a partir de la primera operación, el representante presenta las declaraciones CA3 con la periodicidad acordada con la administración.
- Paso 4 — Notificación de cualquier cambio: cualquier modificación del mandato (cambio de representante, ampliación del alcance) debe notificarse por escrito a la DGFiP con la mayor celeridad posible.
Puntos de atención
Varias situaciones merecen especial atención al constituir el mandato:
- Lagunas en el alcance: un mandato limitado a determinadas operaciones puede dejar otras actividades francesas sin representación válida. Verifique que todas sus operaciones imponibles están cubiertas.
- Garantía insuficiente: si el representante considera que la garantía financiera es insuficiente, puede negarse a firmar o rescindir el mandato. Anticipe este punto en las negociaciones.
- Período entre dos representantes: en caso de cambio, asegúrese de que no haya ningún período sin representante válido, por breve que sea: cada mes sin declaración de IVA genera sanciones.
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