Durée du mandat : déterminée ou indéterminée ?
La durée du mandat de représentation fiscale n'est pas fixée par la loi : elle est librement négociée entre le mandant et le représentant. Dans la pratique, la grande majorité des mandats sont conclus à durée indéterminée, avec une clause de résiliation assortie d'un préavis contractuel (généralement de un à trois mois).
Certains professionnels proposent également des mandats à durée déterminée, adaptés à des opérations ponctuelles : une vente immobilière unique, une importation exceptionnelle, ou une mission temporaire liée à un projet spécifique en France. À l'expiration du terme, le mandat prend fin automatiquement sauf reconduction expresse.
Les différents cas de fin de mission
Un mandat de représentation fiscale peut prendre fin dans plusieurs circonstances :
- Résiliation à l'initiative du mandant : l'entreprise étrangère souhaite changer de représentant ou mettre fin à ses opérations en France. Elle doit respecter le préavis contractuel et s'assurer que toutes les déclarations en attente sont déposées avant la fin effective.
- Résiliation à l'initiative du représentant : le représentant peut résilier le mandat si le mandant ne règle pas ses honoraires, fournit des informations inexactes, ou si la relation de confiance est rompue. Il reste tenu de ses obligations jusqu'à la fin du préavis.
- Cessation d'activité en France : l'entreprise cesse toute opération taxable en France. Elle doit procéder à la clôture de son dossier TVA et à la radiation de son numéro de TVA français.
- Décès ou dissolution : si le représentant est une personne physique qui décède, ou si la société représentante est dissoute, le mandat prend fin et un nouveau représentant doit être désigné d'urgence.
- Retrait d'accréditation : si la DGFiP retire l'accréditation du représentant (insuffisance financière, manquements répétés), le mandat perd sa validité légale et le mandant doit en désigner un nouveau sans délai.
Comment changer de représentant fiscal ?
Le changement de représentant fiscal nécessite une transition organisée pour éviter tout vide de représentation. La procédure recommandée est la suivante :
- Identifier le nouveau représentant et signer le mandat avec lui avant de notifier la résiliation à l'ancien.
- Notifier la résiliation à l'ancien représentant en respectant le préavis contractuel (par lettre recommandée avec accusé de réception de préférence).
- Informer la DGFiP du changement par courrier adressé au SIE compétent, avec copie du nouveau mandat et lettre de résiliation de l'ancien.
- Transférer les dossiers : l'ancien représentant est tenu de remettre l'ensemble des documents, déclarations, correspondances et pièces comptables TVA au nouveau représentant ou directement au mandant.
- Vérifier la continuité des déclarations : s'assurer qu'aucune période déclarative n'est laissée sans dépôt.
Obligations de clôture
Lorsque le mandat prend fin suite à une cessation d'activité en France (et non un simple changement de représentant), des obligations spécifiques de clôture s'imposent :
- Dépôt de la déclaration TVA de clôture couvrant la période jusqu'à la date de cessation
- Demande de remboursement du crédit de TVA résiduel le cas échéant
- Radiation du numéro de TVA français auprès de la DGFiP
- Conservation des archives TVA pendant 6 ans à compter de la date de clôture
- Remboursement ou restitution de la garantie bancaire au mandant après apurement de toutes les dettes
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