L'obligation de désignation
Toute entreprise non établie en France qui réalise des opérations imposables à la TVA sur le territoire français a l'obligation de désigner un représentant fiscal dès lors qu'elle est établie hors de l'Union européenne et hors des pays liés à la France par une convention d'assistance mutuelle au recouvrement. Cette obligation est fixée par l'article 289 A du Code général des impôts.
La désignation doit intervenir avant la première opération imposable réalisée en France. Toute opération effectuée sans représentant désigné expose l'entreprise aux sanctions prévues par la loi, y compris rétroactivement. Dans la pratique, la désignation est concomitante à la demande d'immatriculation au numéro de TVA français.
Le contenu du mandat de représentation
Le mandat est un acte sous seing privé signé entre le mandant (l'entreprise non-résidente) et le mandataire (le représentant fiscal accrédité). Il doit comporter les éléments essentiels suivants :
- Identité complète des parties : raison sociale, adresse du siège, numéros d'identification fiscale des deux entités.
- Périmètre de la mission : opérations couvertes (TVA sur livraisons de biens, prestations de services, importations…), éventuellement plus-values immobilières si applicable.
- Engagement de responsabilité solidaire du représentant : clause obligatoire précisant qu'il répond solidairement des dettes fiscales de son mandant.
- Durée du mandat : à durée déterminée ou indéterminée avec préavis.
- Conditions de rémunération : honoraires, fréquence de facturation.
- Conditions de résiliation : délai de préavis, motifs de résiliation anticipée.
- Garantie financière : modalités du dépôt de garantie ou de la caution bancaire exigée par le représentant.
Procédure de déclaration auprès de la DGFiP
Une fois le mandat signé, la désignation doit être formalisée auprès de l'administration fiscale. La procédure se déroule généralement comme suit :
- Étape 1 — Constitution du dossier d'immatriculation : le représentant fiscal prépare le dossier au nom de son mandant et le dépose auprès de la DRESG (Service des impôts des entreprises de la Recette des non-résidents). Ce dossier comprend notamment les statuts traduits, le mandat signé, et la lettre d'accréditation du représentant.
- Étape 2 — Attribution du numéro de TVA : à réception du dossier complet, la DGFiP attribue un numéro de TVA intracommunautaire français (format FR + clé + SIREN fictif pour les non-résidents).
- Étape 3 — Premiers dépôts de déclarations : dès la première opération, le représentant dépose les déclarations CA3 aux fréquences convenues avec l'administration.
- Étape 4 — Notification de tout changement : toute modification du mandat (changement de représentant, extension du périmètre) doit être notifiée par écrit à la DGFiP dans les meilleurs délais.
Points de vigilance
Plusieurs situations méritent une attention particulière lors de la mise en place du mandat :
- Lacunes dans le périmètre : un mandat limité à certaines opérations peut laisser d'autres activités françaises sans représentation valide. Vérifiez que toutes vos opérations taxables sont couvertes.
- Garantie insuffisante : si le représentant estime la garantie financière insuffisante, il peut refuser de signer ou résilier le mandat. Anticipez ce point lors des négociations.
- Délai entre deux représentants : lors d'un changement, assurez-vous qu'il n'y a aucune période sans représentant valide, même brève — chaque mois sans déclaration TVA génère des pénalités.
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